gasu.gov.ru – ГАСУ Управление ЭП физлица и МЧД. Что известно на сегодняшний день
21 июля 2023 года Госдума одобрила в третьем чтении законопроект № 216859-8.
Выданные коммерческими удостоверяющими центрами электронные подписи (ЭП) сотрудников с реквизитами юрлица (организации-работодателя) будут действительны и применимы до 31 августа 2024 года.
При этом коммерческие удостоверяющие центры не смогут выпускать такие ЭП после 31 августа 2023 года.
28 июля 2023 года Совет Федерации рассмотрит принятые Госдумой поправки в закон «Об электронной подписи».
Если поправки одобрит Совет Федерации и утвердит Президент, то выпущенные коммерческими удостоверяющими центрами ЭП сотрудников с реквизитами юрлица (организации-работодателя) будут действительны и применимы до 31 августа 2024 года.
Когда понадобится МЧД
Если же законопроект отклонят, то с 1 сентября 2023 года ЭП сотрудника станут недействительны и неприменимы (согласно закону от 19.12.2022 № 536-ФЗ).
Это значит, что переходный период закончится, и МЧД станет обязательным элементом в ЭДО.
До конца августа еще можно работать по старой схеме, то есть подписывать документы с помощью УКЭП, выпущенной на сотрудника компании. С начала сентября, по закону, такие подписи будут недействительны, а для подписания электронных документов нужно будет пользоваться УКЭП, выданной на физическое лицо и полученной в аккредитованном удостоверяющем центре. К документам должна быть приложена МЧД или бумажная доверенность.
Замените электронную подпись сотрудника на подпись физического лица со скидкой до 92%.
Кому нужна МЧД
МЧД понадобится работникам компании, которые подписывают документы с контрагентами в электронном виде, сдают электронную отчетность через специальные сервисы или принимают участие в тендерах. Для всех этих видов деятельности разработан универсальный формат МЧД — узнать о нем подробнее можно в разделе «Машиночитаемые доверенности» на портале Госуслуг.
С сервисом Такском-МЧД ваша организация полностью готова к новым правилам:
Это безопасный и надежный сервис, который позволяет хранить все МЧД в одном месте и исключает риск подделки МЧД. А синхронизация с реестром МЧД обеспечит моментальную проверку актуальности доверенности.
Заменяет ли МЧД бумажную доверенность
Нет, бумажная доверенность действительна, как и раньше, а МЧД используется при работе с определенными информационными системами и в контексте определенного набора полномочий.
Есть ли исключения по срокам использования для КЭП
Если КЭП выпущены удостоверяющим центром ФНС для индивидуального предпринимателя или директора организации, они не прекратят действие 1 сентября, а будут действительны до истечения срока действия сертификата.
ИП и руководитель организации могут получить электронную подпись в сервисе Такском. Оформите заявку на электронную подпись для любых бизнес задач. Получите КЭП УЦ ФНС без посещения инспекции.
Зачем нужен классификатор полномочий
При формировании МЧД нужно указывать полномочия сотрудника из единого справочника-классификатора от Минцифры, порядок формирования которого определен приказом.
Каждое полномочие содержит сведения:
Минцифры ведет классификатор, который размещен на портале Единой системы нормативной справочной информации. Он был создан в апреле 2022 года и еще пополняется. Пока классификатор находится в процессе формирования, полномочия можно указывать в свободной форме.
Какие данные руководителя нужно включить в МЧД
Для ЭДО можно использовать вторую и третью версии МЧД, а именно:
Как пользоваться МЧД при подписании документов
Как правило, МЧД передается вместе с подписанными электронными документами в формате XML. При этом Минцифры и ФНС собираются обновить XSD-схему для юридически значимых документов и добавить в нее возможность прикреплять МЧД.
Где будут храниться МЧД
Порядок хранения МЧД определён постановлением Правительства от 21.02.2022 № 223. М ЧД хранится в информационных системах следующих организаций:
Как проверить МЧД
Поскольку МЧД имеет типовой формат, то обычно информационная система проверяет ее автоматически.
С помощью проверки вы узнаете, действительна ли доверенность, на какой срок она выдана, есть ли у сотрудника полномочия для подписания тех или иных документов.
Также доверенность можно проверить на цифровой платформе ФНС для обмена МЧД.
Можно ли передоверить МЧД
Да, МЧД можно передоверять, как и бумажные доверенности. Эта возможность определена ст. 17.2 и 17.3 63-ФЗ. Передоверить МЧД может лицо, наделенное соответствующим правом. В порядке передоверия МЧД можно выдать нескольким сотрудникам, при этом каждый может передоверить свои полномочия другому лицу, если не указано совместное использование полномочий.
Если представитель, передоверивший полномочия, утратил их вследствие передачи — это нужно указать в доверенности. В ином случае полномочиями будут обладать оба представителя. Также в МЧД можно запретить передоверие полномочий.
Как работать с доверенностью в сервисе Такском-МЧД
В сервисе Такском-МЧД можно создать, отозвать, выгрузить электронную МЧД или отправить ее контрагенту. Работать с машиночитаемой доверенностью в сервисе просто:
Научитесь заполнять ЕФС-1 по договорам ГПХ
Когда сдавать, какие разделы заполнять и за кого
Получите бесплатный гайд по ЕФС-1
Заполните форму – гайд придет на ваш e-mail:
Что такое и как перейти с 1 сентября 2023 года
Предполагалось, что с сентября 2023 года машиночитаемая доверенность (МЧД) станет обязательной для многих организаций и ИП. Однако Федеральный закон от 04.08.23 № 457-ФЗ на целый год отсрочил обязательный переход на МЧД. Кто может воспользоваться отсрочкой, а кому придется оформить МЧД уже сейчас? Как выпустить машиночитаемую доверенность и в какой ситуации ее применять? Отвечаем на эти и другие важные вопросы.
Что такое МЧД
Это машиночитаемая доверенность. Ее прикладывают к электронному документу, если он скреплен подписью не директора организации (ИП), а уполномоченного лица (главбуха, специалиста по госзакупкам и проч.). М ЧД подтверждает, что данное лицо имеет право визировать документы организации.
Внимание!
МЧД необходима в том случае, если уполномоченное лицо пользуется так называемым сертификатом физлица (в нем указаны личные данные владельца, а сведений об организации нет). Но до сентября 2024 года в ходу будут и другие сертификаты. В них указаны сведения как о владельце, так и о компании (условное название — сертификаты сотрудника). Если используется такой сертификат, доверенность не требуется.
Как выглядит МЧД
Машиночитаемую доверенность нельзя оформить на бумаге. Ее можно создать и хранить только в электронном виде в формате XML.
Кому необходима МЧД
Чтобы ответить на этот вопрос, рассмотрим, какие способы подписания электронных документов существуют. До конца августа 2023 года доступно четыре варианта.
Первый вариант: подпись ставит руководитель компании или предприниматель, используя сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). Такой сертификат можно получить в удостоверяющем центре ФНС или у его доверенного лица (подп. 1 п. 1 ст. 17.2 и подп. 1 п. 1 ст. 17.3 Федерального закона от 06.04.11 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).
Второй вариант: руководитель компании или ИП может использовать сертификат, полученный ранее в коммерческом удостоверяющем центре не позднее 31 декабря 2021 года. Начиная с сентября 2023 года, данный способ будет недоступен (ч. 2.7 ст. 3 Федерального закона от 27.12.19 № 476-ФЗ).
Третий вариант: подпись ставит человек, уполномоченный визировать электронные документы вместо руководителя или ИП. Для этого используется личный сертификат физлица, полученный в коммерческом УЦ. К документу прикладывается МЧД (см. « Свежие поправки в закон об электронной подписи: чем и как подписывать отчетность в 2022 году»).
Четвертый вариант: уполномоченное лицо использует сертификат сотрудника. В этом случае МЧД не нужна. Ранее предполагалось, что сертификаты сотрудника будут применяться до конца августа 2023 года. Сейчас их разрешили использовать до конца срока действия, но не позднее 31 августа 2024 года. Получить такую ЭП можно в коммерческом УЦ не позднее 31 августа 2023 года (ч. 2.7 ст. 3 Закона № 476-ФЗ в редакции Федерального закона от 04.08.23 № 457-ФЗ).
С сентября 2023 года остаются первый, третий и четвертый варианты. А с сентября 2024 года — только первый и третий.
Подведем итог. М ЧД требуется, если документы от имени компании или ИП подписывает уполномоченный представитель (сотрудник или стороннее лицо, например, бухгалтер на аутсорсинге). Если же директор (предприниматель) сам визирует электронные документы, доверенность не нужна.
Машиночитаемая доверенность с 1 сентября 2023 года
В сентябре и далее уполномоченный представитель может обходиться без машиночитаемой доверенности, если имеет сертификат сотрудника. Но МЧД точно понадобится, когда наступит наиболее ранняя из двух дат:
ДЕЛАЕМ ВЫВОД
Чтобы обходиться без МЧД как можно дольше, нужно до конца августа 2023 года сделать одно из двух. Выпустить в коммерческом УЦ сертификат сотрудника, а если он уже есть — продлить срок его действия. В сентябре сделать это уже не получится.
Нужно ли переходить на МЧД в 2023 году
Итак, перейти на машиночитаемые доверенности придется тем уполномоченным представителям, у которых по состоянию на 1 сентября 2023 года не будет действующего сертификата сотрудника.
Для остальных представителей оформление машиночитаемой доверенности останется добровольным вплоть до 31 августа 2024 года (либо до даты окончания срока действия сертификата сотрудника). Но специалисты рекомендуют досрочно перейти на МЧД, чтобы привыкнуть к порядку работы с ней.
Как переход повлияет на электронную подпись
После того, как машиночитаемая доверенность станет обязательной (а именно с 1 сентября 2024 года), визировать электронные документы с помощью сертификата сотрудника будет невозможно. Уполномоченному лицу придется получить личную КЭП физлица. А компании (предпринимателю) нужно будет оформить на такое лицо МЧД.
Как перейти на МЧД в 2023 году
Процедура перехода состоит из трех шагов.
Шаг 1. Обратиться в коммерческий удостоверяющий центр и оформить ЭП физлица.
Шаг 2. Выпустить машиночитаемую доверенность.
Важно
На сегодняшний день существует несколько форматов МЧД. Какой выбрать? Зависит от документов, которые придется подписывать сотруднику. Для обмена документами с бизнес-партнерами (B2B) подойдет формат 002. Для переписки с ведомствами (B2G) используют форматы этих ведомств (каждое из них разрабатывает свой собственный). Уже создана единая версия 003, подходящая и для B2B и для B2G. Она размещена на портале Госуслуг. Но пока ею лучше не пользоваться, потому что некоторые ведомства по техническим причинам до сих пор ее не принимают.
Доверенность для сдачи налоговой и бухгалтерской отчетности можно создать на специальном портале ФНС. Там реализована версия 002, и отдельно — версия для обмена документами с ИФНС. Также сервис позволяет проверить МЧД и направить ее в налоговую инспекцию (см. « Как отправить в налоговую электронную доверенность: разъяснения ФНС»).
В доверенности следует указать, право подписи каких документов она дает. Полномочия можно прописать текстом или выбрать из классификатора (в нем каждому варианту полномочий присвоен уникальный номер). В частности, такой классификатор размещен на портале Госуслуг.
Шаг 3. Подписать доверенность усиленной КЭП директора (предпринимателя). Напомним, что руководители и ИП получают УКЭП в налоговой инспекции (до сентября 2023 года можно использовать подпись, полученную в коммерческом УЦ).
Справка
Разные госструктуры предъявляют свои требования к оформлению машиночитаемой доверенности и работе с ней. Чтобы облегчить переход на МЧД, можно воспользоваться услугами удостоверяющего центра Контура. Специалисты помогут настроить рабочее место для работы с УКЭП на нужном госпортале. Еще они проконсультируют, как оформить доверенность, проверить, загрузить на сторонний сервис и при необходимости отозвать. В настоящее время в Контуре можно получить помощь по оформлению МЧД для ФНС, СФР, Честного знака, ФТС, ГИИС ДМДК, Федресурса и портала Госуслуг.
Что изменится с обязательной МЧД
Подписание электронных документов будет происходить следующим образом. Бухгалтер (или иное лицо) заверяет файлы личной УКЭП физлица и прикладывает к ним машиночитаемую доверенность.
Обязательно ли каждый раз прикладывать МЧД к налоговой и бухгалтерской отчетности, либо к переписке с бизнес-партнерами? Нет, не обязательно. Достаточно один раз загрузить доверенность в реестр на специальном портале ФНС. Потом, подписывая электронный документ, сотрудник будет отправлять не саму МЧД, а только ее реквизиты.
Федеральная налоговая служба уже создала хранилище для доверенностей, выпущенных по единому формату 003.
Елена Маврицкая, ведущий эксперт, главбух с 10-летним стажем
Материал предоставлен порталом «Бухонлайн»
Опубликован единый справочник полномочий для работы с МЧД
С 1 марта вступил в действие приказ № 856 “О порядке формирования, актуализации классификатора полномочий и обеспечения доступа к нему”, согласно которому регулируется единый справочник полномочий. Классификатор полномочий необходим для формирования Машиночитаемых доверенностей, и уже был опубликован 25 апреля.
МЧД – это электронный документ, в котором отражены полномочия сотрудника на подписание каких-либо документов компании с помощью электронных подписей в информационных системах. Машиночитаемая доверенность формируется как доверенность от первого лица компании на передачу части полномочий работнику. Выдача машиночитаемых доверенностей началась 1 марта этого года, но обязательной она станет только 1 января 2023 г.
При формировании Машиночитаемой доверенности указываются полномочия из единого справочника от Минцифры. Классификатор был создан 25 апреля 2022 года и еще пополняется, но уже размещен и доступен на портале Единой системы нормативной справочной информации. Ведение классификатора подконтрольно ведомству в соответствии с упомянутым приказом, который уже вступил в силу и будет действовать до 1 марта 2028 г.
Заполнение классификатора началось 1 марта и актуален для тех, кто уже формирует МЧД. Участникам электронного взаимодействия (пользователям сервисов ЭДО, иных информационных систем, операторам ЭДО и тем, кто осуществляет/контролирует иное электронное взаимодействие) необходимо направить в Минцифры список полномочий, которые они планируют внести в доверенность. Исключением стали финансовые организации – их сведения отправит Банк России.
Минцифры рассмотрит полученный список и примет решение о включении их в справочник в течение 10 календарных дней, после чего каждому полномочию будет присвоен уникальный номер, который позволит идентифицировать права и информацию о нем.
Далее из этих сведений будет сформирован единый классификатор всевозможных полномочий, которые выдаются с помощью МЧД сотрудникам от компании. Стандартные наименования позволят различным информационным системам качественно определить права работника по выданной доверенности без путаницы в правах.
Так участники электронного взаимодействия смогут выбрать подходящие полномочия для работы с МЧД из списка или направить собственные формулировки для внесения в классификатор.
Каждое полномочие будет иметь следующие сведения:
Указанный классификатор будет доступен на “Госуслугах” на бесплатной основе без временных ограничений.
Справочник носит всероссийских характер, а общий набор полномочий будет применяться во всех сервисах МЧД. Так при формировании Машиночитаемой доверенности в сервисе “DiState: МЧД” пользователи смогут выбрать необходимые полномочия из единого классификатора, которые будут актуальны для любой системы распознавания доверенностей.
Создание классификатора – это еще один шаг к реализации и внедрению МЧД. Напомним, что этот год является переходным и уже в 2023 году предпринимателям будет необходимо использовать машиночитаемые доверенности при работе в информационных системах.
Для операторов ЭДО, предлагающих сервис электронного документооборота на базе решения “DiState: Оператор ЭДО”, данные новшества – одно из штатных обновлений, позволяющее использовать МЧД и выбирать подходящие полномочия в соответствии с классификатором. Кроме того, DiState планирует вывести сервис для работы с машиночитаемыми доверенностями как независимый продукт, со своим API, который позволит встраивать его к любым сервисам или информационным системам.
Свяжитесь с нами, и мы расскажем все подробности о продуктах DiState!
С 1 сентября 2023 года машиночитаемая доверенность (МЧД) при подписании электронных документов физическим лицом от имени организации станет обязательной.
Переход на МЧД закреплён в законе от 19.12.2022 № 536-ФЗ. До этого времени бизнес должен перестроить внутренние процессы и адаптировать информационные системы для работы по новым правилам.
Рассказываем, как сотрудникам и работодателям подготовиться к переходу на МЧД, и отвечаем на самые распространённые вопросы, связанные с документом.
МЧД – это доверенность в электронном виде, подписанная квалифицированной электронной подписью (КЭП), которая подтверждает, что сотрудник имеет право подписывать документы от имени организации.
Машиночитаемая доверенность позволяет сотрудникам представлять интересы компании в электронном документообороте с контрагентами: сдавать отчётность, выставлять счета, оформлять закрывающие документы.
МЧД представляет собой файл в формате XML, который определяет полномочия сотрудника и подписывается электронной подписью юридического лица.
Машиночитаемая доверенность содержит в себе следующие данные:
Какой формат актуален
Требования к форме МЧД установлены приказом Минцифры от 18.08.2021 № 857. В марте 2023 года на портале Госуслуг в разделе «Машиночитаемые доверенности» был опубликован единый формат МЧД, который уже можно использовать для B2B- и B2G-обмена.
К сентябрю 2023 года каждый сотрудник организации должен получить машиночитаемую доверенность. М ЧД создаёт на сотрудника работодатель и подписывает её своей КЭП. В документе он указывает срок действия доверенности и полномочия сотрудника.
Одну МЧД можно выдать сразу на группу сотрудников. А в одной МЧД можно указать сразу несколько полномочий: по одной доверенности сотрудник может выполнять разные операции.
Сотрудник при оформлении документов от имени организации прикладывает к ним файл МЧД, но подписывает их своей электронной подписью физического лица. Подписывать документы без МЧД могут только руководители.
Юридические лица будут обязаны передавать все выданные МЧД в единый реестр машиночитаемых доверенностей ФНС России, запуск которого тоже запланирован на 1 сентября.
Как повлияет переход на электронную подпись
Когда МЧД станет обязательной, электронная подпись юридического лица, которую раньше использовали при подписании документов от имени организации, утратит силу.
Теперь сотрудник будет подписывать документы своей квалифицированной электронной подписью (КЭП). Подпись он получает самостоятельно в удостоверяющем центре на своё имя как физическое лицо. Ключ защищён от передачи другим лицам – это повышает безопасность операций.
Что такое классификатор полномочий и зачем он нужен
Классификатор поможет быстро определить полномочия сотрудника и корректно отобразить их в МЧД.
Классификатор полномочий – это портал с переченем полномочий сотрудника, которые следует указывать в машиночитаемой доверенности. Каждое полномочие содержит наименование, дату включения в классификатор и уникальный идентификационный номер – именно он даёт право подписи.
Обязанность вести и заполнять классификатор возложена на Минцифры. Порядок работы с инструментом утверждён приказом ведомства от 18.08.2021 № 856. Актуальный классификатор размещён на сайте «Единой системы нормативной справочной информации» (ЕСНСИ).
Как корректно добавить МЧД к юридически значимым документам при их подписании
Стандартно при подписании универсальных передаточных документов (УПД) машиночитаемая доверенность передаётся вместе с ними в формате XML. Также МЧД можно направить в виде метаданных или с помощью блока инфополей.
Дополнительно Минцифры совместно с ФНС планируют обновить XSD-схему для юридически значимых документов и добавить в неё возможность прикреплять МЧД.
Следует ли отправлять МЧД вместе с каждым электронным документом
Каждый электронный документ, когда сотрудник совершает какие-либо действия от имени компании, должен быть снабжён машиночитаемой доверенностью в виде отдельного файла или ссылкой на неё.
Работайте с МЧД без ограничений в личном кабинете Docrobot
Docrobot обновил личный кабинет пользователя и добавил возможность полноценно работать с машиночитаемой доверенностью на платформе.
Теперь пользователям доступны следующие возможности.
Все операции с МЧД
Для работы с МЧД достаточно перейти во вкладку «Доверенности», нажать кнопку «Добавить доверенность» и создать документ. Затем следует указать дату и заполнить данные доверителя.
В личном кабинете можно совершить все необходимые действия с МЧД: откорректировать, подписать, отправить, отобразить в формате PDF. В любой момент доверенность можно отозвать или передоверить – для этого нужно только выделить опцию галочкой.
Предусмотрены статусы МЧД, которые помогут отследить операции с документом.
Автоматическое добавление МЧД к документу
Личный кабинет Docrobot позволяет прикрепить МЧД автоматически: достаточно обозначить связь между документом и доверенностью в файле Description. После этого каждый УПД, подписанный электронной подписью, будет передаваться вместе с МЧД.
Проверка электронной подписи и статуса МЧД
Docrobot автоматически проверяет соответствие электронной подписи уполномоченному сотруднику и статус МЧД в системе ФНС России.
Полномочия для МЧД пока необходимо проверять самостоятельно. Когда будет утверждён единый классификатор полномочий, функционал для проверки корректности полномочий появится на платформе Docrobot.
Подробнее о том, как работать с МЧД, рассказали на вебинаре. Оставьте заявку на подключение и получите запись вебинара в подарок!
Получите запись вебинара по МЧД!
Узнайте, как быстро добавить машиночитаемую доверенность в свою информационную систему
Заполните форму ниже
И получите запись на почту:
Бухгалтеры спорят о том, кто должен вести воинский учет, Тинькофф хочет отправлять биометрию клиентов в ЕБС, новые контрольные соотношения. 🔥«Ночной бухгалтер» № 1538
Кто же должен отвечать за воинский учет — бухгалтер, кадровик или специально обученный человек? Бухгалтеры не довольны новым обязанностями. Тинькофф собирает согласия на биометрию, он хочет перевести сделанные ранее фото в цифру и передать в Единую биометрическую систему. Для уведомлений по ЕНП есть свои контрольные соотношения, мы сделали по ним обзор.
Три причины, почему сотрудники сопротивляются автоматизации. И способы решить проблему
Собственники постоянно ищут способы увеличения выручки. Для этого они оптимизируют бизнес-процессы. Однако нередко сотрудники сопротивляются нововведениям. В этом материале расскажем, как подойти к внедрению нового сервиса, что делать с недовольным персоналом и в каких ситуациях желание оптимизировать работу лишь всё усложнит.
Обучение
Курсы повышения квалификации для бухгалтера с дипломом
Кредит для бизнеса с залогом: плюсы и минусы. Что может быть залоговым имуществом
Хотите взять кредит для бизнеса, но не знаете, что оставить в залог? У каждого банка свои требования, но есть и общие условия. Разберем все плюсы и минусы залоговых ссуд, обсудим виды обеспечения.
Как правильно выполнить выбытие основных средств. Мини-курс
За пару минут видео в этом мини-курсе разберем, как правильно выполнить выбытие основных средств и отразить списание в бухгалтерском учете.
ЭДО в обязательных форматах: электронные перевозочные документы, формализованные документы
Электронный документооборот приходит в самые разные сферы бизнеса. Объем ЭДО в стране сейчас составляет порядка 2,3 млрд документов. К 2025 году прогнозируется свыше 10 млрд. документов. И неудивительно: с его помощью компании и контролирующие органы существенно сокращают время на обработку. С прошлого года началось активное внедрение ЭДО в логистике и транспорте.
Опрос пользователей «Клерк». Кто у вас в компании занимается воинским учетом?
У организаций есть много разных учетов: налоговый, бухгалтерский, кадровый. А еще есть воинский. Никто им заниматься не хочет. Кто его обязан вести не прописано. Мы решили выяснить, кто его ведет у вас.
Как оформить кредитные каникулы
Рассказываем подробно о том, что такое кредитные каникулы, как они работают и что делать, чтобы их получить. Механизм каникул для потребительских кредитов был введен в 2020 году как временная мера поддержки граждан в период пандемии. С 1 января 2024 года эта норма будет действовать на постоянной основе.
Апостиль: что это такое и зачем нужен
В материале рассмотрим, что такое апостиль, зачем он нужен, кто его проставляет и на каких документах он может потребоваться.
Как обеспечить безопасность API через прокси-серверы: обзор методов
Сегодня поговорим простым языком как обеспечить безопасность своих API, зачем это нужно и что/кто вообще угрожает этим API.
Иммиграция для пенсионеров: почему Черногория может быть отличным выбором
В наше время многие пенсионеры рассматривают возможность иммиграции в другие страны, чтобы провести свои золотые годы в более комфортных и экзотических условиях. Одной из таких привлекательных стран является Черногория. На данный момент она является самой популярной страной для получения ВНЖ русскими пенсионерами.
С 1С:УПП на 1С:ERP. Почему нужно перейти сейчас и как сделать это с минимальными затратами
Поддержка конфигурации 1С:Управление производственным предприятием (1С:УПП) закончится весной 2026 года. После этого программа перестанет обновляться, а это для компании уже критично — формы документов и процессы больше не будут оперативно меняться в соответствии с законодательными требованиями. Поэтому откладывать переход на 1С:ERP не стоит. Внедрение и обучение сотрудников занимает время, так что лучше позаботиться обо всем заранее.
Электронный кадровый документооборот в 2023 году + образец положения
Все больше компаний автоматизирует кадровые процессы и переводит их в электронный формат. Разбираемся, как это работает, какие подписи понадобятся сотрудникам и как организовать переход на КЭДО от и до.
💥Кто попадает под воинский учет? Как происходит снятие с учета по возрасту? Забирайте полезные таблички
Снятие с учета сотрудника, достигшего предельного срока пребывания военнообязанным, производится автоматически. Однако в целях ведения воинского учета в организации сотруднику необходимо представить военный билет с отметкой о снятии. В статье напомним предельный возраст пребывания в запасе в 2023 и 2024 году.
Как организовать удаленный формат работы для нового и действующего сотрудника
При удалённой или дистанционной работе сотрудник выполняет свои обязанности вне стационарного рабочего места, поддерживая связь с коллегами онлайн. Работник не обязательно находится дома за компьютером, работу можно выполнять даже из другого города. Главное, что работодатель не следит за местом нахождения работника — 312.1 ТК РФ.
Какую отчетность за 9 месяцев сдают организации с сотрудниками
Приближается отчетный период за девять месяцев. Все компании с сотрудниками должны подать ряд отчетов в налоговую инспекцию и Социальный фонд России. Расскажем, какие отчеты, куда и в какие сроки нужно сдать.
Обязан ли работодатель индексировать зарплату
Каждый работодатель независимо от формы собственности обязан индексировать зарплаты сотрудникам. Но в частном секторе индексация проходит не так, как в государственном. Что говорится об этом в законодательстве?
Все о программе “1С:Зарплата и управление персоналом”
Для полноценного учета персонала, автоматизации HR-процессов, кадрового администрирования есть программа “1С:Зарплата и управление персоналом”. Каковы ее возможности? Какие версии существуют?
Маркировка электронок, одежды, воды: Честный ЗНАК отвечает на вопросы
С 1 октября запрещен оборот немаркированных стиков и курительных смесей для кальяна. А до 1 декабря розница должна успеть промаркировать остатки электронных сигарет и жидкостей к ним. Также рынок ожидает обязательная маркировка новых категорий одежды и безалкогольных напитков. Что и как делать, чтобы не попасть на штрафы — расскажут эксперты Честного ЗНАКа.
НКО и Инвесторы в контексте 115-ФЗ. Ошибки организаций
Как добавить ОКВЭД для ИП онлайн в 2023 году
Как добавить ОКВЭД для ИП — актуальный вопрос для тех, кто решил развить, увеличить или видоизменить свой бизнес. Обязательно ли добавлять новые ОКВЭД, сколько это стоит и какие документы понадобятся? Можно ли сделать это удаленно через интернет или обязательно присутствие предпринимателя? Возможность добавления ОКВЭД через интернет рассмотрим в нашей публикации.
Машиночитаемой доверенностью назвали электронный документ, в котором перечислены полномочия сотрудника по подписанию документов компании.
МЧД с указанными полномочиями сотрудника считается действительной, если она подписана УКЭП руководителя или ИП.
Сотрудник использует личную ЭП физлица с файлом МЧД — только так подписанный им документ, передаваемый по ТКС или ЭДО, будет иметь юридическую силу.
Как сотрудники подписывают электронные документы сейчас
До 31 августа 2023 года действует переходный период, в течение которого сотрудники и уполномоченные лица могут использовать для подписания документов компании:
Некоторые компании уже перешли на МЧД и полноценно её используют, кто-то — только начинает тестировать. А тем, кто ещё об этом не задумался, стоит поторопиться, пока есть время подготовиться к новой схеме работы.
Как будет с 1 сентября 2023 года
31 августа 2023 года станут недействительными квалифицированные сертификаты с личными данными сотрудников, которые сейчас всё еще можно использовать для подписания документов от имени компании (п. 2.7 ст. 3 № 476-ФЗ).
Сертификаты станут недействительными, даже если сейчас они, по факту, должны действовать и после 31 августа.
Если же в компании есть необходимость передачи полномочий сотрудникам по подписанию документов (при работе с контрагентами, государственными органами, службами и системами), то с 1 сентября 2023 года у них уже должны быть личные ЭП физлица с МЧД.
Где выпустить МЧД на сотрудников
Возможно, не все операторы ЭДО успеют реализовать новую технологию по оформлению машиночитаемых доверенностей до 1 сентября 2023 года. Но в любом случае сервисы электронного документооборота будут доработаны в соответствии с изменениями законодательства.
А уже сейчас выпустить МЧД на сотрудников можно на сайте ФНС.
В сервисе налоговой руководителю нужно заполнить сведения о сотруднике и его полномочиях и подписать документ УКЭП.
Сервис СФЕРА Отчетность от СберКорус, в котором быстро и удобно строится взаимодействие с ФНС, СФР и Росстатом, уже готовится к предоставлению возможности пользователям работать с МЧД.
Подробнее о том, что представляет собой МЧД
По единым требованиям Минцифры (из приказов № 857 и № 858 от 18.08.2021) машиночитаемая доверенность представляет собой файл в XML-формате с УКЭП руководителя в XMLDSIG-формате или в другом, утвержденном приказом Минцифры № 472 от 14.09.2020.
Документ имеет наименование, номер, дату совершения, которая фиксируется в момент создания метки доверенного времени.
В теле документа должны быть:
Какие полномочия могут быть у сотрудника по МЧД
Все те же, которыми можно наделить по бумажной доверенности. То есть машиночитаемая доверенность может подтверждать, что сотрудник имеет полномочия выполнять такие задачи:
Руководитель сам определяет виды полномочий и заносит в МЧД.
А благодаря единым кодам, которые берут из классификатора, удостоверяющий центр автоматически определяет полномочия.
Что означает «возможность передоверия»
Допустим, руководитель оформляет МЧД на сотрудника с полномочием по подписанию договоров с контрагентами и указывает возможность передоверия. Это означает, что данный сотрудник без согласования с руководителем может передоверить свое полномочие другому работнику, создав ему МЧД.
Тогда уже этот сотрудник при подписании документов своей ЭП физического лица, должен будет подкреплять две МЧД — с передоверием и свою.
Подведем итог
С 1 сентября 2023 года, чтобы работать с электронным подписанием, руководителю организации или ИП нужно:
С 1 сентября 2022 года работодатели и сотрудники/соискатели смогут обмениваться, подписывать и хранить кадровые документы в электронном виде на Госуслугах, как указано в Постановлении Правительства №1192.
В связи с этим у компаний возникают вопросы, как это всё будет работать. Давайте разбираться.
Как можно интегрироваться с порталом Госуслуг?
Для этого есть два способа:
Какие функции доступны работодателю?
Файлы, отправленные на ЕГПУ, размещаются в личном кабинете и доступны только для работника. На стороне работодателя кадровые документы хранятся в информационной системе компании.
Обязательно ли подключаться к Госуслугам?
Постановление — это подзаконный акт, поэтому его нельзя рассматривать отдельно от ТК РФ.
Согласно ч. 12 ст. 22.3 ТК РФ, требование интеграции с ЕГПУ для выгрузки документов обязательно, если:
Но что, если документы подписаны не простой, а усиленной квалифицированной или неквалифицированной электронной подписью (УКЭП/УНЭП)?
Тогда в ч. 8 и ч. 11 ст. 22.3 ТК РФ поясняется, что в случаях, когда работник запросил загрузить документы на Госуслуги, а у ИС компании нет интеграции с порталом, работодатель не обязан использовать этот канал обмена, сколько бы заявлений сотрудник ни писал.
Есть ли недостатки у интеграции с ЕГПУ?
Подключение кадрового ЭДО компании к Госуслугам удобно для работника. Для работодателя же решение особых выгод не несет, но добавляет еще один канал взаимодействия с работником, что положительно сказывается на продвижении HR-бренда. Дело в том, что в интеграции не предусмотрены функции, необходимые для КЭДО:
Сейчас эти возможности есть только в специализированных системах КЭДО, например, Directum HR Pro.